Корпоративный календарь отражает значимые для коллектива, или предприятия, события. Например:
- даты встреч и собраний
- совместные мероприятия
- плановые ремонты и профилактики
- сезонные колебания продолжительности рабочей недели
- дед-лайны по проектам
- значимые события (выставки, соревнования, праздники)
- семинары
- отпуска
- учебные сессии
- дни рождения сотрудников...
- Наглядный, всегда доступный, простой и понятный инструмент календарного планирования.
- Построение команды: совместные планы, общий ритм жизни. Когда мы делаем общий календарь, мы делим единственный невосполнимый ресурс - время нашей жизни. Это очень необычный положительный опыт созидания.
- Дисциплинирует коллектив: "сказал-сделал", такие объяснения, как:"я не знал", "я забыл" или "мне не сообщили" - останутся в прошлом. Люди постепенно обучаются управлять собственным временем.
- Календарь, позволяет сотрудникам чувствовать себя увереннее и безопаснее в плане "управленческих сюрпризов", сопричастность к общему делу повышает общую мотивацию. Вообще, совместное планирование (обсуждение, учет всех интересов) - хороший способ повышения вовлеченности сотрудников.
- Календарь экономит деньги за счет:
- раннего бронирования авиабилетов и мест в отелях,
- своевременной подготовки к мероприятиям,
- уменьшения количества "форс-мажорных незапланированных расходов",
- экономии времени на согласования и "передоговоры"
- Долгосрочное планирование позволяет как коллективу, так и отдельным его членам получить преимущество перед другими структурными подразделениями или личностями. По моему опыту, те, кто планирует долгосрочно, и осуществляет свои планы, постепенно становятся более успешными, надежными, удачливыми.
Риски коллектива
- Вероятно, что о ваших планах узнают недоброжелатели, это стоит учитывать.
- Объявленные мероприятия тяжело перепланировать, т.к. множество людей уже согласовали свои личные планы с к корпоративным календарем.
- Уменьшается количество сюрпризов и экспромтов, если вовремя не переключиться на ГЛАВНЫЕ ЦЕЛИ, может стать скучно.
Как планировать на год вперед, коллективом?
- Календарь должен быть на одном листе достаточного размера, весь чтобы коллектив одновременно мог его читать.
- Отметьте на календаре то, что от вас не зависит:
- выходные и праздничные дни,
- события в которых сотрудники должны участвовать (регулярные выставки, семинары, конференции, сессии и т.д.)
- мероприятия в которых хотелось бы принять участие
- Отметьте то, что, как правило, из года-в-год организовываете вы:
- семинары
- соревнования
- совместный отдых
- Отметьте дни рождения сотрудников
- Согласуйте производственные планы и сроки окончания крупных проектов
- Если еще остались свободные дни - запланируйте путешествие.
Эволюция дизайнерской мысли
Я сделал первый публичный корпоративный календарь в 2011г., когда плотность событий вынудила планировать коллективно. Фотографии прошлого года на полях стали традицией, а с 2016г. их отбирают сами сотрудники.
Как менялись подходы к дизайну календаря за 5 лет можно проследить по картинкам.
Отдельного абзаца заслуживает конструкция и дизайн последнего календаря 2016г.
Ранее календари разрабатывались в Corel Drow и распечатывались на формате А1, планирование заключалось в рисовании событий ручкой, карандашом или фломастером прямо по календарю, что неудобно, если нужно подправить даты или название мероприятия. Кроме этого, всеми любимые фотографии на полях просто утилизировались вместе с календарем. В 2016г. я купил сухостираемую доску 60х80см, расчертил календарь перманентным маркером для CD дисков, а события наносил сухостираемым маркером. Фотографии теперь магнитные, их отбирали сами сотрудники, в конце года эти фотографии люди развесят по холодильникам дома.
