Статьи‎ > ‎

Корпоративные календари

Отправлено 22 февр. 2016 г., 23:54 пользователем Андрей Разумовский   [ обновлено 17 июн. 2016 г., 03:33 ]

Что такое корпоративный календарь и зачем он нужен коллективу?

Корпоративный календарь отражает значимые для коллектива, или предприятия, события. Например: 
  • даты встреч и собраний
  • совместные мероприятия
  • плановые ремонты и профилактики
  • сезонные колебания продолжительности рабочей недели
  • дед-лайны по проектам
  • значимые события (выставки, соревнования, праздники)
  • семинары
  • отпуска
  • учебные сессии
  • дни рождения сотрудников...
Корпоративный календарь решает несколько управленческих и организационных задач:
  1. Наглядный, всегда доступный, простой и понятный инструмент календарного планирования.
  2. Построение команды: совместные планы, общий ритм жизни. Когда мы делаем общий календарь, мы делим единственный невосполнимый ресурс - время нашей жизни. Это очень необычный положительный опыт созидания.
  3. Дисциплинирует коллектив: "сказал-сделал", такие объяснения, как:"я не знал", "я забыл" или "мне не сообщили"  - останутся в прошлом. Люди постепенно обучаются управлять собственным временем.
  4. Календарь, позволяет сотрудникам чувствовать себя увереннее и безопаснее в плане "управленческих сюрпризов", сопричастность к общему делу повышает общую мотивацию. Вообще, совместное планирование (обсуждение, учет всех интересов) - хороший способ повышения вовлеченности сотрудников.
  5. Календарь экономит деньги за счет: 
    • раннего бронирования авиабилетов и мест в отелях, 
    • своевременной подготовки к мероприятиям, 
    • уменьшения количества "форс-мажорных незапланированных расходов",
    • экономии времени на согласования и "передоговоры"
  6. Долгосрочное планирование позволяет как коллективу, так и отдельным его членам получить преимущество перед другими структурными подразделениями или личностями. По моему опыту, те, кто планирует долгосрочно, и осуществляет свои планы, постепенно становятся более успешными, надежными, удачливыми.

Риски коллектива

  1. Вероятно, что о ваших планах узнают недоброжелатели, это стоит учитывать.
  2. Объявленные мероприятия тяжело перепланировать, т.к. множество людей уже согласовали свои личные планы с к корпоративным календарем.
  3. Уменьшается количество сюрпризов и экспромтов, если вовремя не переключиться на ГЛАВНЫЕ ЦЕЛИ, может стать скучно.

Как планировать на год вперед, коллективом?

  1. Календарь должен быть на одном листе достаточного размера, весь чтобы коллектив одновременно мог его читать.
  2. Отметьте на календаре то, что от вас не зависит:
    1. выходные и праздничные дни, 
    2. события в которых сотрудники должны участвовать (регулярные выставки, семинары, конференции, сессии и т.д.)
    3. мероприятия в которых хотелось бы принять участие
  3. Отметьте то, что, как правило, из года-в-год организовываете вы:
    1. семинары
    2. соревнования
    3. совместный отдых
  4. Отметьте дни рождения сотрудников
  5. Согласуйте производственные планы и сроки окончания крупных проектов
  6. Если еще остались свободные дни - запланируйте путешествие. 

Эволюция дизайнерской мысли

Я сделал первый публичный корпоративный календарь в 2011г., когда плотность событий вынудила планировать коллективно. Фотографии прошлого года на полях стали традицией, а с 2016г. их отбирают сами сотрудники.
Как менялись подходы к дизайну календаря за 5 лет можно проследить по картинкам. 

Отдельного абзаца заслуживает конструкция и дизайн последнего календаря 2016г.
Ранее календари разрабатывались в Corel Drow и распечатывались на формате А1, планирование заключалось в рисовании событий ручкой, карандашом или фломастером прямо по календарю, что неудобно, если нужно подправить даты или название  мероприятия. Кроме этого, всеми любимые фотографии на полях просто утилизировались вместе с календарем. В 2016г. я купил сухостираемую доску 60х80см, расчертил календарь перманентным маркером для CD дисков, а события наносил сухостираемым маркером. Фотографии теперь магнитные, их отбирали сами сотрудники, в конце года эти фотографии люди развесят по холодильникам дома.
Comments